Cách Viết 1 Email Bằng Tiếng Anh

     

Có nhiều tại sao để các bạn phải viết một thư điện tử bằng tiếng anh. Rất có thể là một email xin việc, hay đơn giản dễ dàng là bạn đang cần contact với đối tác, quý khách hàng ngước ngoài. Một email rất cần được thể hiện tại sự chăm nghiệp, nhã nhặn và cũng thể hiện khá đầy đủ nội dung đề xuất truyền đạt. Nếu khách hàng vẫn không biết cách viết thư điện tử bằng tiếng anh thì rất có thể tham khảo nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách viết 1 email bằng tiếng anh


Cấu trúc của một thư điện tử thông thường

1. Phần xin chào hỏi

Phần Greeting là phần mở đầu của một e-mail bất kì. Cùng với từng đối tượng người dùng khác nhau sẽ có được những cấu tạo chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Vào đó:

Dear Mr / Mrs + tên tín đồ nhận Dear Sir / Madam 1.2. Mối quan hệ thân mật

→ thực hiện cấu trúc: Hi + tên


E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung đa số làm quen, xin chạm mặt mặt

Trong trường vừa lòng này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

To whom it may concernDear Sir / Madam

2. Phần mở đầu

Trong phần Opening phản hồi này, đa phần là những thắc mắc kiểu hỏi thăm tình trạng sức khỏe, thực trạng hiện trên của bạn nhận thư. Văn bản phần này sẽ trả lời cho 2 câu hỏi:

How are you?How are things?2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là 1 bức thư hồi đáp thì chúng ta cũng có thể chọn mở đầu bức thư bằng phương pháp sử dụng trường đoản cú “thanks”. Tiếp đến sẽ tiếp tục vào vấn đề.

2.2. Giãi bày sự nhiệt tình của người đọc về doanh nghiệp chúng ta

Trường hợp này chúng ta cũng có thể dùng mẫu mã câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn bạn đã liên lạc với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng trả lời email của khách hàng trước đó

Có thể sử dụng 2 mẫu mã câu sau:

Thank you for your prompt replyThank for getting back khổng lồ me

→ Cảm ơn các bạn vì sẽ hồi đáp

Sử dụng đều mẫu câu như 3 phần trên vẫn giúp cho người đọc cảm thấy dễ chịu và thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ thanh lịch được truyền tải.

2.4. Email không hẳn dạng hồi đáp

Nếu email của bạn không yêu cầu dạng trả lời email như thế nào đó, cách thanh lịch để bắt đầu chính là bởi một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)I hope you have a nice weekend. (Tôi hi vọng bạn gồm kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ)

3. Giới thiệu

Ở phần reviews tổng quát này, các bạn cần trình diễn rõ tại sao viết email. Bao gồm nhiều cách để trình bày một lý do, mặc dù nhiên nên chọn lựa những văn phong cân xứng với từng đối tượng người sử dụng nhận được email của người tiêu dùng và ghi ghi nhớ một vài ba điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong long trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Chúng ta nên viết rõ ràng ra là I am để đãi đằng thái độ lịch sự.

→ Cấu trúc: I am writing lớn + verb…

E.g. I am writing to lớn ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ buộc phải dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp bạn nhận mail có quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing khổng lồ clarify some points of the contract.

3.3. Một số trong những cách viết nỗ lực thế

Một số kết cấu thường dùng khác như:

I am writing lớn + complainI am writing to + explainI am writing to lớn + confirmI am writing khổng lồ + apologize

Ngoài ra, để đa dạng và phong phú được giải pháp viết thư chúng ta đọc hoàn toàn có thể sử dụng một số phép sửa chữa như sau:

Dùng I would lượt thích to… sửa chữa cho I am writing toCó thể cần sử dụng I just want to đến trường vừa lòng không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần cất không quá nhiều nội dung ý nghĩa sâu sắc cần được tinh gọn. Ngoại trừ ra, hãy chú ý vào kết cấu ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn đạt sẽ review nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung thiết yếu

4.1. Văn bản chính mang tính bi quan

Trong ngôi trường hợp chúng ta đề nghị những vấn đề tế nhị như khước từ đề nghị, thông báo thôi câu hỏi hay sự vắt nào đó. Hoàn toàn có thể dùng những mẫu câu sau đâu:

We regret to inform you …It is with great sadness that we …After careful consideration we have decided …I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …4.2. Nội dung mang tính chất nhắc lại nhằm trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích nói lại hoặc trao đổi những vấn đề trước đó, hãy dùng một trong những mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …Regarding … / Concerning … / With regards lớn …As you told me, ….As you mentioned in the previous one …As I know what you wrote me…4.3. Nội dung mới hoàn toàn

Không y hệt như 2 trường thích hợp trên, chúng ta cũng có thể dùng phần đông mẫu câu thanh lịch để hỏi về một vấn đề nào đó. Vấn đề hỏi đề nghị phải lịch lãm và mang ý nghĩa mở rộng lớn câu chuyện.

I would be grateful ifI wonder if you couldCould you please …? Could you tell me something about …?I would particularly like to know …I would be interested in having more details about …Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?I would like to ask your help …

5. Chấm dứt email

Để xong xuôi email, bạn cũng có thể sử dụng một vài hình dáng câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information. 

→ Hãy đến tôi biết nếu anh đề xuất them thông tin

2. Please get back to lớn me as soon as possible.

→ Hãy vấn đáp email mau chóng nhất có thể nhé.

3. I look forward lớn hearing from you soon.

→ Tôi rất ý muốn sớm nghe tin từ bỏ bạn.

4. Feel free to tương tác me if you need further information.

→ Đừng ngại contact với tôi trường hợp anh phải thêm tin tức nhé

5. I would be grateful if you could attend khổng lồ this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ khá cảm ơn ví như ông/bà rất có thể giải quyết vụ việc này càng nhanh càng tốt.

6. If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to tương tác me.

→ trường hợp ông/bà nên thêm tin tức gì, xin cứ contact với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi khôn cùng trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy phúc âm ngay khi các ngài bao gồm thể

Trong trường hòa hợp bạn ban đầu bằng các kiểu câu như:

Dear MrDear MrsDear MissDear Ms

thì các bạn nên dứt thư bằng cụm sau:

Yours sincerelyYours faithfully

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng nhiều từ “Please vì chưng not hesitate to tương tác me…”

→ Để sửa chữa thay thế cho “Feel không tính phí to contact me…”

6. Cam kết tên

Thay bởi vì một lá thư thông thường ở Việt Nam, họ thường thực hiện chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo những dòng chữ:

6.1. Trường hợp thư trang trọngBest regardsWarm regards6.2. Nếu như thư ko trang trọngBestBest wishesRegardsTake careBye

Các bước để có một thư điện tử chuyên nghiệp

Bước 1: xác định tính trọng thể của email

Mẫu thư trang trọng hay là không trang trọng có tương đối nhiều sự khác biệt từ cách sắp xếp từ ngữ cho tới cách trình bày. Thường thì email trọng thể sử dụng trong những trường hợp: khám phá thông tin về vấn đề, xin việc, đk học hoặc góp ý.

Đối với các mẫu email cá thể thì phải viết một cách thoải mái, không trang trọng. đa số sử dụng cho mái ấm gia đình hoặc các bạn bè.

Bước 2: Xác định cấu trúc của email

Cấu trúc quyết định đến văn bản và ý mà bạn có nhu cầu diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao hàm các phần theo lắp thêm tự như sau:

Lưu ý:

Trong quá trình gửi e-mail bạn đề xuất đặt tiêu đề trước lúc gửi. Yêu cầu của title là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trọng tâm của toàn bức thư hoặc sự việc cần giải quyết. Ko sử dụng những tiêu đề dài, mơ hồ nước hoặc nêu rất nhiều chủ đề trong cùng một lúc. Title email cần được phản ánh được mức độ quan trọng tới bạn nhận.

Xem thêm: Tiếng Trống Trường Là Sóng Gì, Phần Tự Đọc : Sự Lan Truyền Sóng

Những mẫu câu viết e-mail quen thuộc

1. Mẫu mã câu trình bày vì sao viết email

Phần trình bày nguyên nhân được chỉ dẫn sau các câu chào hỏi thông thường tại đoạn đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu mã câu rất gần gũi như sau:

I am writing khổng lồ you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết thư điện tử này để tương tác về vấn đề

Further to…/ With reference to…

→ tương quan đến việc…

I am writing lớn you on behalf of…

→ Tôi cố gắng mặt…viết email này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty có thể chấp nhận được tôi…

Trong những cách viết bên trên thì cách viết sau cùng trang trọng nhất. Thường áp dụng trong công việc và là lần đầu tiên tương tác với công ty đối tác bất kỳ.

2. Chủng loại câu yêu cầu, đề nghị

Yêu cầu, kiến nghị là những mẫu câu phổ cập nhất. Chủng loại câu này cần được lịch sự, ngắn gọn, bài bản và đặc biệt quan trọng hơn cả là phải cụ thể giúp bạn đọc tránh nhầm lẫn với những vấn đề khác. Có 4 mẫu mã câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi siêu cảm kích giả dụ ông / bà / công ty có thể cung cung cấp thêm thông tin cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…

We are interested in…and we would like to…

→ cửa hàng chúng tôi rất vồ cập đến… và muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

→ chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và ước muốn được…

3. Mẫu mã câu xin lỗi fan nhận email

Trong quy trình kinh doanh, hợp tác và ký kết rất khó khăn tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch lãm trong email, chúng ta có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry to inform you that…

→ chúng tôi rất nhớ tiếc phải thông báo với các bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi tình thật về…

We truly understand và apologize for…you are given due to…

→ shop chúng tôi hoàn toàn hiểu với xin lỗi về những phiền phức đã gây nên cho người tiêu dùng do…

4. Đề cập mang lại tài liệu gắn kèm

Gửi tài liệu đi kèm theo email là giữa những yếu tố chẳng thể thiếu. Mặc dù một e-mail quá dài cùng không đề cập nhở sẽ gây nên ra tình huống người dấn không suy xét và vứt sót. Để kể nhở người nhận, chúng ta cũng có thể sử dụng một vài mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin xem xét đến….đã được đính kèm trong email.

Attached you will find…

→ bạn sẽ tìm thấy…được kèm theo trong e-mail này.

I am sending you…as an attachment.

→ Tôi đã đính kèm…

Can you please sign và return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui tươi ký và gửi lại bản hợp đồng đi cùng trước thiết bị 6 tuần sau.

5. Mẫu mã câu dứt email

Email thương mại không buộc phải được hoàn thành quá đối kháng giản. Núm vào đó, chúng ta có thể sử dụng phần đông mẫu câu giữ lại liên lạc cho khoảng thời gian tiếp theo so với người nhận bởi những chủng loại câu dưới đây:

Should you need any further information, please do not hesitate to tương tác me.

→ nếu như có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel không lấy phí to tương tác us if we can be of further assistance.

→ Tôi mong muốn email này đang giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu shop chúng tôi có thể giúp sức gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy phúc đáp ngay khi chúng ta đã…

We appreciate your help in this matter and look forward khổng lồ hearing from you soon.

→ chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của công ty trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

Cách viết thư điện tử bằng giờ anh trong công việc

Trong công việc, phần lớn các e-mail đều được sử dụng ngôn từ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc giờ lóng trong giờ đồng hồ anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với những người nhận bằng những mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu tín đồ nhận e-mail là thiếu nữ thì sử dụng Mrs dành cho thiếu phụ đã kết hôn. Sử dụng Miss mang đến những thanh nữ chưa lập gia đình. Nếu khách hàng không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của bạn nhận email, có thể sử dụng hình trạng câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần lưu ý thêm một vụ việc trong mở đầu, tín đồ nhận thư là người nước ngoài, các bạn hãy xưng bọn họ với Last Name.

E.g. chẳng hạn người dìm thư có tên đầy đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong ngôi trường hợp người nhận là người việt Nam, bạn cũng có thể sử dụng Dear + thương hiệu riêng, tên đầy đủ, họ cùng tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần nội dung chính

Phần nội dung bao gồm giúp làm rõ vấn đề của email. Rộng 90% thông tin quan trọng đặc biệt sẽ phía trong phần này. Bởi đó, bạn cần chăm chú đến cấu trúc, biện pháp lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

Trường hợp vấn đáp email của một ai đó

Nếu có quý khách hỏi về các sản phẩm mà doanh nghiệp bạn vẫn kinh doanh, chúng ta có thể ghi gọn ghẽ như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng gởi email xác thực những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, chúng ta cũng có thể viết như sau:

E.g. I am very happy lớn receive your email.

Với bài toán bạn nói “Rất vui khi nhận ra email” sẽ giúp cho tất cả những người đọc cảm thấy được tôn trọng cùng đối xử lịch sự. Điều này đã có tác dụng đối với những e-mail quan trọng.

Trường đúng theo bạn dữ thế chủ động viết email

Trường hợp nhưng bạn dữ thế chủ động viết thư điện tử cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing khổng lồ make a khách sạn reservation to ….

→ Tôi vẫn viết để đặt phòng tiếp khách sạn cho …

I am writing with regard to your registration of ….

→ Tôi viết thư tương quan đến đăng ký của người sử dụng về …

With reference lớn our telephone conversation ….

→ liên quan đến cuộc trao đổi smartphone của bọn họ …

Sau khi bắt đầu bằng các kiểu câu như trên, kế tiếp sẽ là phần nội dung chính của email. Tín đồ nhận email luôn mong muốn đọc qua nội dung một cách lập cập nên hãy viết thật ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, bao gồm tả và các dấu câu. Dưới đấy là các ngôi trường hợp phổ cập trong thực tế mà bạn có thể áp dụng.

2.1. Email yêu mong hoặc hỏi thông tin

Với nội dung này, bạn cũng có thể bắt đầu bằng những kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ bạn có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

Xem thêm: Những Sóng Nào Sau Đây Không Phải Là Sóng Điện Từ ? Sóng Nào Sau Đây Không Phải Là Sóng Điện Từ

→ Tôi sẽ khá vui lòng nếu như bạn gửi tôi

Please let me know…

→ làm cho ơn hãy mang đến tôi biết

2.2. Thư điện tử đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin

We are happy lớn let you know that …

→ shop chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng …

We are willing lớn …

→ cửa hàng chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to tương tác …

→ nếu như bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng tương tác …

We regret khổng lồ inform you that …

→ công ty chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng …

2.3. Thư điện tử nội dung phàn nàn

I am writing khổng lồ expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để bộc bạch sự không chấp nhận về …

We regret to inform you that …

→ công ty chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến chúng ta rằng …

I am interested to lớn hear …

→ Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về …

2.4. Email với văn bản xin lỗi

We would lượt thích to apologize for …

→ chúng tôi muốn gửi ý muốn lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ làm cho ơn đồng ý lời xin lỗi của shop chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able khổng lồ …

→ Tôi e rằng tôi cấp thiết …

2.5. E-mail với nội dung thông tin có đi cùng tệp

*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*

Kết luận

Giao tiếp tiếng anh sử dụng trong các bước cần sự chỉnh chu tuyệt nhất định, nhất là email. Qua bài viết này, ý muốn rằng bạn đọc rất có thể xác định được một chủng loại email cần được có phần nhiều nội dung gì và cách viết ra sao. Năng lực viết email bằng giờ anh nói riêng và viết email nói chung là 1 kỹ năng đặc trưng cần được trau dồi theo thời gian.